Datenschutzerklärung Microsoft Teams

Hinweise zum Datenschutz für die Nutzerinnen und Nutzer der App „Microsoft Teams“.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Hermann Hartje KG
Deichstraße 120-12
27318 Hoya
Tel.: +49 (0) 4251 / 811 – 0
E-Mail: info@hartje.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Dennis Möllenbruck
c/o secom IT GmbH
Nienburger Straße 9a
27232 Sulingen
Telefon: 04271 94738 00
E-Mail: datenschutz@secom-it.de

Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Kommunikation über WhatsApp übermitteln. Dabei werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet: Ihr Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Notizen zum Kontakt, Bilder und Sprachnachrichten. Diese Daten werden zum Zwecke der geschäftlichen Kundenkommunikation mit Ihnen, z.B. Austausch von Informationen zu Verfügbarkeiten, Bedarfen, Rückfragen und zur Terminabstimmung verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, senden sie uns einfach eine E-Mail an datenschutz@hartje.de

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zur Abwicklung der Kommunikation über Microsoft Teams, zur Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten, zur Sicherung der IT-Systeme gegen unberechtigten Zugriff durch Dritte sowie zur Verbesserung der Systemstabilität. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Log-Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung ist freiwillig: Möchten Sie an einer Videokonferenz oder einem Austausch über Microsoft-Teams nicht teilnehmen, haben Sie die Möglichkeit, stattdessen auf ein anderes Kommunikationssystem wie das Telefon oder einen Austausch via E-Mail zurückzugreifen.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, dieBerichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Auftragsverarbeitung und Verarbeitung Ihrer Daten durch die Microsoft Corporation

Bei Microsoft Teams handelt es sich um eine Anwendung der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, Vereinigte Staaten von Amerika. Die europäische Niederlassung von Microsoft, Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland ist unsere Auftragsdatenverarbeiter für die Bereitstellung der Teams-Anwendung. Der Datenverkehr wird hierfür vorrangig über europäische Rechenzentren geroutet, nur im Falle von Ausfällen oder Kapazitätsengpässen bleibt der Transport über Server in Drittstaaten, insbesondere den USA, vorbehalten. Dies geschieht auf der Grundlage des Durchführungsbeschlusses (EU) 2019/914 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer gemäß der Verordnung (EU) 2016/976, der gemäß unserer Lizenzvereinbarung mit Microsoft im Datenschutznachtrag von Microsoft ergänzt wird. Ferner verarbeitet Microsoft nach eigenen Angaben bei der Nutzung von Microsoft Teams folgende weitere personenbezogene Daten: Support- und Feedbackdaten, welche Sie im Rahmen der Nutzung ggfs. an Microsoft übermitteln, sowie Diagnose und Dienstdaten, also Daten im Zusammenhang mit der Dienstnutzung (diese personenbezogenen Daten ermöglichen es Microsoft, den Dienst bereitzustellen [Problembehandlung, Sicherung und Aktualisierung des Produkts sowie Überwachung der Leistung] sowie einige interne Geschäftsvorgänge auszuführen, z. B. Ermitteln des Umsatzerlöses, Entwickeln von Metriken, Ermitteln der Dienstnutzung, Durchführen der Produkt- und Kapazitätsplanung). Die Nutzung zu eigenen Zwecken in diesem Umfang ist obligatorische Voraussetzung für den Abschluss eines Lizenzvertrages mit Microsoft; darüberhinausgehende dispositive Nutzungen zu eigenen Zwecken sind vertraglich ausgeschlossen. In diesem Umfang ist die Microsoft Corporation gemäß ihrer Datenschutzbestimmungen (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy) unabhängige Datenverantwortliche und damit für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen selbst verantwortlich. Diese Verarbeitung durch Microsoft erfolgt nach deren Angabe auf Grundlage der legitimen Interessen von Microsoft (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f, ErwGr 47 DSGVO).

Datenlöschung und Speicherdauer

Sämtliche durch die Hermann Hartje KG verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur so lange und so weit gespeichert, bis der Zweck der Speicherung entfällt. Log-Daten werden dabei grundsätzlich 90 Tage lang gespeichert. Im Falle verdächtiger Aktivitäten kann diese Speicherdauer im Einzelfall manuell ausgedehnt werden. Inhalte werden grundsätzlich so lange gespeichert, bis der den Inhalten zu Grunde liegende Lebenssachverhalt abgeschlossen ist. Daten, welche durch Microsoft verarbeitet werden, werden gemäß deren Datenschutzerklärung während des „für die Bereitstellung minimal erforderlichen Zeitraumes“ gespeichert und gelöscht (vgl. https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy).

Ihre Rechte

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt. Für Datenverarbeitungen durch Microsoft können Sie diese Rechte auch gegenüber Microsoft geltend machen. Wenden Sie sich hierfür an deren EU Data Protection Officer, Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland / Telefon: +353 1 706 3117.

Aufsichtsbehörde für den Datenschutz

Sie können folgende Rechte geltend machen:

Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 (0511) 120 45 00
Telefax: +49 (0511) 120 45 99
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Nähere Informationen allgemein zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Internetangebots entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung (https://www.hartje.de/datenschutzerklaerung/).